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La copropriété

Comment gérer la comptabilité d’une copropriété ? 

Au sein d’une copropriété, il est nécessaire de vérifier les comptes de l’immeuble afin de gérer au mieux l’argent qui permettra notamment d’effectuer des travaux ou de l’entretien. Les copropriétaires ne sont pas tous comptables de métier, il est donc important qu’ils saisissent l’essentiel concernant la comptabilité de leur copropriété. 

La comptabilité de la copropriété avant 2007 

Avant 2007, les opérations étaient enregistrées au moment du paiement ou de l’encaissement. On parlait alors d’une comptabilité de trésorerie. Toutefois, ce dispositif ne permettait pas d’obtenir assez précisément la situation financière de l’immeuble et de comparer de manière satisfaisante un immeuble à un autre. 

Toutefois, ce dispositif présentait deux inconvénients : il ne permettait pas de se rendre compte de la situation financière exacte de l’immeuble. Et ne permettait pas une comparaison satisfaisante avec d’autres immeubles. 

Ainsi, depuis 2007 , les règles en matière de comptabilité de la copropriété ont été changées. En effet, on parle désormais d’une comptabilité d’engagement : dès qu’une dépense a été engagée, elle doit être comptabilisée et ce même si elle n’est pas encore payée.

Les principales règles de la comptabilité des copropriétés 

Une comptabilité en partie double : toute écriture qui est portée au crédit d’un compte doit être automatiquement et simultanément inscrite au débit d’un autre compte. 

Un apurement des pertes liées aux copropriétaires : avant 2007, les défaillances des copropriétaires n’étaient pas comptabilisées mais cela avait un impact négatif sur la trésorerie. Depuis 2007, les pertes liées aux défauts de paiement des charges par les copropriétaires doivent être apurées. 

La durée de l’exercice comptable : il est d’une durée de 12 mois, généralement du 1er décembre au 31 décembre. L’assemblée générale peut décider de changer la date des exercices mais elle ne pourra plus la modifier ensuite pendant 5 ans. 

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Une nomenclature claire et précise afin d’établir la comptabilité 

Les comptes se divisent en 5 classes : 

Classe 1 : provisions, avances, subventions, emprunts 

Classe 4 : copropriétaires et tiers 

Classe 5 : comptes financiers 

Classe 6 : comptes de charges 

Classe 7 : comptes de produits 

Ainsi, chaque opération comptable opérée par la copropriété est enregistrée en fonction de ce classement. Cela permet par la suite d’être en mesure de regrouper tous les éléments de même nature. 

La présentation des comptes 

Les documents comptables sont tenus par le syndic. Ils se composent : du livre journal, document enregistrant les dépenses de manière chronologique ; du grand livre des comptes ; de la balance des comptes présentant de manière précise l’ensemble des comptes.

La présentation des comptes se fait obligatoirement en 5 tableaux : 

Annexe 1 : État financier après répartition à la clôture de l’exercice 

Annexe 2 : Compte de gestion générale et budget prévisionnel 

Annexe 3 : Compte de gestion pour opérations courantes de l’exercice clos et du budget prévisionnel de l’exercice 

Annexe 4 : Compte de gestion pour travaux et opérations exceptionnels 

Annexe 5 : État des travaux et opérations exceptionnels non clôturés à la fin de l’exercice 

Les comptes du syndicat des copropriétaires sont soumis à l’assemblée générale pour obtenir l’approbation des membres au moins une fois par an et ce dans un délai de 6 mois à compter de la clôture de l’exercice comptable. 

Le compte bancaire de la copropriété 

Depuis le 26 mars 2015, chaque syndicat de copropriété doit ouvrir un compte bancaire séparé à son nom. Ainsi, le syndicat a accès chaque mois à un relevé bancaire qui lui permet une meilleure lisibilité des comptes. Cependant, les syndicats qui ne dépassent pas les 15 lots peuvent déroger à la règle et conserver un compte bancaire unique  

Les obligations du syndic 

S’agissant de la comptabilité, le syndic a l’obligation de tenir à jour deux documents comptables : 

Le journal, qui recense par ordre chronologique toutes les opérations comptables ayant un impact financier sur le fonctionnement du syndicat. 

Le grand livre, qui regroupe toutes les opérations par grand poste.  

De plus, le syndic doit tenir une balance générale des comptes qui résume leurs soldes en fin d’exercice. En outre, le syndic doit conserver pendant 10 ans toutes les pièces justificatives de chaque écriture comptable. 

 

1 Décret n°2005-240 du 14 mars 2005 relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires

2 Arrêté du 14 mars 2005 relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires

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