Changer de syndic, c'est facile !
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Changer de gestionnaire pour un meilleur syndic n’est pas chose aisée. Pour ce faire, il faut trouver un bon professionnel adapté aux besoins de sa copropriété et parvenir à le faire élire. Afin d’y parvenir dans les meilleures conditions, voici les étapes à suivre, avec quelques conseils pratiques :

• Susciter l'adhésion des autres copropriétaires

Changer son syndic de copropriété nécessite une majorité de votants à la prochaine Assemblée Générale annuelle, avec un minimum de 33% de copropriétaires présents, représentés ou votant à distance. L’époque actuelle s’illustrant par un absentéisme important dans les Assemblées Générales de copropriété, il n’est pas toujours garanti d’avoir assez de voix pour voter ce changement. Si, en plus de ces contraintes légales, il n’y a pas de consensus au sein des votants pour remplacer son syndic, il s’avérera difficile d’élire un nouveau syndic.

• Définir les qualités attendues chez un nouveau syndic

Il existe plusieurs typologies de syndics de copropriété, chacune avec ses avantages et ses limites. Tous les modèles de syndics ne sont pas adaptés à votre immeuble. Afin d’opérer un choix parmi cette multiplicité d’acteurs, il est dès lors fondamental de définir, par ordres de priorité, les qualités attendues par la résidence chez le nouveau syndic.

Parmi ces critères, il faut distinguer ceux relevant des qualités intrinsèques du gestionnaire (réactivité, rigueur, relationnel pour les plus plébiscités), de ceux relevant de l’offre commerciale proposée par le cabinet (honoraires de base, tarifs à la vacation hors forfait, nombre de visites annuelles, rédaction de comptes rendus, etc.), ou d’autres liés aux moyens RH et technologiques déployés par le cabinet (formation continue des équipes, application de remontées et de résolutions d’incidents, présence d’un directeur de copropriété, internalisation de la comptabilité et/ou d’un service juridique, etc.)

Sur certains ensembles immobiliers, des expertises techniques pointues seront indispensables dans le choix du professionnel, sur des Immeubles de Grandes Hauteurs (IGH) par exemple, ou sur des Programmes Neufs Immobiliers tout juste livrés.

Enfin, le temps que le Conseil Syndical sera prêt à investir dans la gestion de l’immeuble conditionnera également le type de solution choisie.

Ce travail préparatoire de définition du besoin orientera de facto le modèle de gestion choisi parmi les trois suivants :

• une « gestion traditionnelle », avec un gestionnaire se déplaçant sur l’immeuble de manière périodique et assurant l’ensemble de l’administration de la copropriété
• une « gestion en ligne », avec un gestionnaire à distance, partageant une partie de ses tâches avec le Conseil Syndical
• une « auto-gestion » ou un « syndic coopératif », avec un outil de gestion et une équipe support mis à disposition du Conseil Syndical, ce dernier administrant directement l’immeuble

• Comparer des syndics pour gérer sa copropriété

La conduite d’un appel d’offres auprès de différents syndics constitue l’une des étapes fondamentales pour identifier son futur gestionnaire d'immeubles. Cet appel d’offres se déroule en quatre étapes : (i) identification de syndics, (ii) échange téléphonique pour présenter vos besoins, (iii) rencontre sur la résidence avec les syndics intéressés, (iv) obtention d’offres commerciales personnalisées. Ce processus permet de comparer les forces et faiblesses des différentes candidatures, sous le prisme de l’offre commerciale, des compétences du gestionnaire, et des moyens RH et technologiques offerts par le cabinet.

Du côté de l’offre commerciale, le législateur a grandement facilité cette démarche de comparaison avec la loi ALUR, avec l’instauration d’un « contrat type » de syndic, censé être le même pour tous les professionnels de l’administration de biens. Ainsi, on y retrouve, dans des articles fixes d’un contrat à l’autre, les informations clés sur les honoraires de base, sur le nombre de visites annuelles, etc. D’autre part, la loi ELAN, par son ordonnance du 30/10/19 (mise en application le 01/01/22), est venue renforcer ce dispositif par l’obligation faite au syndic de transmettre une « fiche d’information » sur les prix et les prestations proposées dans le cadre de la soumission de son contrat à une Assemblée Générale.

Du côté des compétences d’un gestionnaire, seule la recommandation par un tiers, suivi de la rencontre du candidat permet d’apprécier ses qualités.

Enfin, du côté des moyens RH et technologiques, ceux-ci peuvent être soit retrouvés sur le site internet du syndic, soit sur une plaquette commerciale. Il s’agit de points le plus souvent abordés lors d’un échange entre le gestionnaire candidat et les copropriétaires en charge de l’appel d’offres.

Cela étant dit, les syndics ayant tendance à prioriser le service de leur clientèle à l’acquisition de nouveaux clients, l’obtention de devis et/ou de rendez-vous par ces professionnels peut s’apparenter à un parcours du combattant. Ce phénomène est d’autant plus avéré que le cahier des charges établi par la copropriété limitera le nombre de syndics enclins à se positionner sur l’appel d’offres.

• Mettre à l'ordre du jour de l'Assemblée Générale le nouveau syndic

Le changement de syndic s’opère lors de l’Assemblée Générale annuelle de la copropriété. Pour qu’un nouveau syndic soit proposé pour gérer la résidence, il convient qu’un copropriétaire, quel que soit son rôle dans la copropriété, adresse par lettre recommandée avec accusé de réception au syndic en place le contrat type du nouveau syndic, en demandant explicitement que ce nouveau contrat soit proposé à la prochaine Assemblée Générale. Ce LRAR doit absolument être adressé au plus tard 6 à 8 semaines avant l’Assemblée Générale. En effet, les convocations sont envoyées au moins 21 jours avant l’Assemblée générale aux copropriétaires. Afin d’éviter tout retard, le syndic en place, en charge de l’envoi de ces convocations, les adresse une trentaine de jours avant l’Assemblée. Il est dès lors essentiel que l’offre du nouveau syndic soit adressée avant, afin qu’elle soit prise en compte et que le vote puisse avoir lieu. Sans quoi, c’est le syndic en place qui sera a priori renouvelé.

Le modèle de lettre à adresser doit comporter les informations suivantes :

• Votre Prénom/Nom/Adresse
• Prénom & Nom du Gestionnaire
• Nom & Adresse du cabinet
• Adresse de la copropriété
• Numéro de Recommandé
• Date & Lieu d’envoi
• Objet : Demande d’inscription à l’ordre du jour de la prochaine Assemblée Générale
• Pièce jointe : contrat de syndic à joindre à la convocation
• Contenu de la lettre :

« Madame, Monsieur, En tant que copropriétaire, je vous sollicite au titre de l’article 10 du décret du 17 mars 1967 pour mettre à l’ordre du jour de la prochaine Assemblée Générale de notre copropriété la résolution ci-après : « Désignation du cabinet de syndic [Nom] en qualité de syndic et approbation de son contrat. L’Assemblée Générale, après en avoir délibéré, désigne le cabinet de syndic [Nom], en qualité de syndic de notre copropriété, conformément au contrat transmis en annexe à cette convocation. Le montant des honoraires de base sera de [honoraires de base]€TTC pour les 12 prochains mois.
En vous remerciant pour votre diligence.
Bien cordialement,
[Votre NOM/PRENOM] »

• Élire le nouveau syndic en Assemblée Générale

L’élection du syndic a lieu généralement en début d’Assemblée Générale, après l’élection du président de séance, des scrutateurs, et du secrétaire, et la validation du quitus donné au syndic sortant pour la tenue des comptes. Il est d’usage que le syndic sortant propose son contrat type en premier lieu. Cette résolution fait alors l’objet d’un vote à la majorité de l’article 25, nécessitant 50% des voix de l’ensemble des copropriétaires. À défaut d’obtention de ces voix, la candidature du nouveau syndic est proposée, selon la même règle de majorité. Dans le cas où ni l’un ni l’autre des syndics ne parvenait à obtenir cette majorité, il est procédé à une seconde lecture au titre de l’article 24 (majorité des présents, représentés et des votes à distance) pour le syndic sortant, dans la mesure où il aurait collecté au moins 1/3 des voix lors du premier vote. S’il obtient la majorité de l’article 24, le syndic sortant est réélu. S’il n’obtient pas la majorité des voix, le vote à l’article 24 bascule sur le nouveau syndic qui pourra être élu sous les mêmes réserves de majorité.

Avant de procéder à ce vote de syndic, il est convenu qu’un temps soit accordé au nouveau syndic pour se présenter devant l’ensemble des copropriétaires présents, pour défendre son offre commerciale, et pour répondre aux questions. Pendant cette présentation, il est fréquent que le syndic en place sorte de la salle.

Une fois le vote effectué, le syndic jusqu’alors en charge de la gestion de l’immeuble continue à animer l’Assemblée Générale, quand bien même il n'a pas été retenu lors du vote. Il transmettra, à l’issue de la réunion, le procès-verbal d’Assemblée Générale qui sera envoyé par le nouveau syndic élu.

En tant qu’administrateur élu sur votre immeuble, le syndic est le professionnel sur lequel repose toute la gestion de votre copropriété. Théoriquement, les copropriétaires, réunis en syndicat de copropriété, peuvent changer de syndic tous les ans, lors de leur Assemblée Générale annuelle. Toutefois, comme la plupart des professionnels, le syndic se montrera d’autant plus performant et impliqué qu’il s’inscrira dans la durée sur votre copropriété. Il est dès lors d’usage pour la plupart des immeubles de conserver au minimum 3 ans un syndic, sachant que certains collaborent parfois depuis plus de 50 ans avec un même cabinet ! Ce partenariat fort entre le syndic et ses clients copropriétaires impliquent naturellement une nécessaire relation de confiance entre les intéressés, celle-ci passant par un niveau de professionnalisme avéré du syndic professionnel, associé à l’implication réel de certains copropriétaires, réunis au sein d’un Conseil Syndical, sur les sujets touchant la vie de l’immeuble.

Ainsi, changer de syndic n’est pas quelque chose à prendre à la légère, tant trouver le bon professionnel en charge de préserver son patrimoine foncier peut s’avérer compliqué. La prestation d’un syndic dépend avant toute chose du gestionnaire en charge de l’immeuble, plus que du nom de l’enseigne sous laquelle il intervient. Dès lors, le changement de syndic implique au préalable de pouvoir rencontrer plusieurs intervenants, de comparer leurs contrats type (loi ALUR), et d’appréhender la personnalité et l’expertise des interlocuteurs. Il s’agit avant toute chose d’une démarche collective, en lien avec son Conseil Syndical et/ou avec une majorité de copropriétaires : l’élection d’un syndic nécessitant une majorité de voix en Assemblée Générale annuelle, cette démarche doit susciter l’adhésion pour avoir une chance d’aboutir. En conséquence, ce process doit être dès lors être initié idéalement 4 à 6 mois avant l’Assemblée Générale (ce délai peut être réduit à 1,5 mois avec l’appui du comparateur de syndics MeilleureCopro). Cette anticipation permet de faire un appel d’offres de syndics complet d’une part, et de disposer de temps nécessaire pour convaincre les autres copropriétaires de voter pour ce changement d’autre part.

Afin de mobiliser un maximum de voix, le changement de syndic doit être motivé par des raisons fondamentales pour la plupart des votants : la réactivité, la rigueur et le relationnel du syndic sont les critères qui importent le plus aux copropriétaires selon l’enquête CLCV/Notre Temps 2021 auprès de plus de 2 500 copropriétaires. Aussi, votre démarche devra être justifiée par la défaillance de votre syndic actuel au regard de tout ou partie de ces critères, afin d’avoir une chance de passer. Les tarifs facturés par votre syndic actuel constituent également un point important à considérer ; l’expérience montre toutefois qu’il ne s’agit pas du premier facteur de choix, dans la mesure où le coût de ces prestations reste infime, rapporté à la valeur intrinsèque de la copropriété.

À partir du moment où ces prérequis sont réunis (démarche portée de manière collective, défaillances du syndic en place perçues par une majorité de copropriétaires, délais minimums avant l’Assemblée Générale), le changement de syndics peut avoir lieu, en respectant un déroulé précis afin d’éviter toute contestation ultérieure.

Un bon syndic va bien au-delà de la simple gestion et joue un rôle dans le bon fonctionnement de votre résidence. Pour faire le bon choix, voici les critères clés auxquels vous devez faire attention.

1. Ses compétences et son expérience

• Savoir-faire : Quand vous choisissez un syndic, assurez-vous qu'il soit expérimenté et qu'il possède impérativement sa carte professionnelle. C'est votre garantie de sécurité. Cette carte prouve qu'il a le droit légal de gérer vos biens et qu'il est couvert par une garantie financière et une assurance de responsabilité civile. En clair, cela protège vos fonds et l'ensemble de la copropriété si jamais il y a un problème.
• Ses références : Renseignez-vous sur son expérience. Un syndic qui gère des résidences similaires à la vôtre (en taille, en type de construction) aura une meilleure idée des défis à relever.

2. Sa réactivité et sa communication

• Être disponible : Une bonne communication, c'est la base d'une gestion efficace. Le syndic doit être réactif et répondre sans tarder aux demandes des copropriétaires, surtout quand il y a une urgence.
• La transparence : Un syndic de confiance est totalement transparent sur sa gestion. Il doit mettre à disposition tous les documents de la copropriété et savoir écouter les membres du conseil syndical.

3. Ses tarifs et son contrat

• Un prix juste : Le syndic doit proposer des honoraires clairs, sans la moindre surprise de frais cachés. Le prix doit coller aux services vraiment inclus dans le contrat. Méfiez-vous des forfaits trop bas qui masquent souvent des frais supplémentaires élevés.
• Le contrat : Lisez le contrat de A à Z pour vous assurer que tout est bien listé. Vérifiez surtout que les frais pour les missions "hors forfait" (comme l'organisation d'une AG supplémentaire) sont raisonnables et bien détaillés.

Le prix annuel d’un syndic de copropriété varie en fonction de la taille de l’immeuble, des services demandés et de la localisation. Vous êtes susceptible de payer entre 150 € et 250 € par lot et par an, pour les services d’un syndic professionnel. Ces tarifs peuvent être plus élevés pour les petites résidences ou les biens de luxe.

Les honoraires d’un syndic professionnel se composent des éléments suivants :

1. Le forfait de base et les frais supplémentaires

Le forfait de base inclut la gestion courante, comme la tenue de l'assemblée générale annuelle et la gestion des comptes. Par contre, si le prix de départ est bas, méfiez-vous ! C'est souvent le signe que de nombreux frais vous seront facturés en plus.

Ce qui est hors forfait de base : Il peut s'agir des frais pour les travaux, les visites supplémentaires de l'immeuble, ou la gestion des sinistres. Ces prestations peuvent faire monter la facture finale.

2. Le nombre de lots de l'immeuble

En général, plus la copropriété est grande, plus le coût par lot diminue. Les syndics préfèrent gérer un grand nombre de lots, ce qui leur permet d’optimiser leurs coûts. Le prix d'un syndic dans un petit immeuble de 4 lots sera plus élevé par copropriétaire que dans une grande résidence.

3. La localisation géographique

Le coût de la gestion d'un immeuble est plus élevé dans les grandes villes comme Paris, Lyon ou Nice. Les prix des syndics sont adaptés aux coûts de la vie et du travail dans ces régions. Par exemple, le tarif d'un syndic à Paris est souvent plus élevé que celui d'un syndic en province.

Attention à ne pas confondre honoraire de syndic et charges de copropriété !

Les honoraires de syndic sont le paiement du syndic pour ses services. Ils ne représentent qu'une petite partie des charges de copropriété, qui couvrent toutes les dépenses de l'immeuble (eau, électricité, entretien, etc.).

L'entretien avec un syndic est le meilleur moment pour vérifier ses compétences et sa façon de travailler.

Voici une liste de questions qui vous aidera à y voir plus clair.

1. Sur la gestion et le fonctionnement

• Quelle est votre politique de communication et de disponibilité ? Un bon syndic doit être facile à joindre. Renseignez-vous sur ses horaires, ses délais de réponse et sa façon de communiquer.
• Comment gérez-vous la coordination des travaux ? Demandez comment il supervise les chantiers, comment il sélectionne les entreprises et comment il rend compte de l’avancement des travaux aux copropriétaires.

2. Sur la transparence et la fiabilité

• Quelle est votre expérience ? Demandez le nombre de résidences qu'il gère, depuis combien de temps, et s'il a déjà géré des biens similaires au vôtre.
• Pouvez-vous nous fournir des références ? C’est la meilleure façon de vérifier son travail. Demandez des contacts de copropriétés qu'il gère déjà pour obtenir un avis direct.
• Quel est votre numéro de carte professionnelle ? Cette carte est obligatoire pour exercer et prouve que le syndic a souscrit les garanties financières et d’assurance nécessaires pour protéger votre copropriété.

3. Sur les honoraires et le contrat

• Quel est le détail de vos honoraires ? Un devis clair doit séparer le forfait de base des prestations complémentaires. Demandez-lui ce qui est inclus et ce qui ne l'est pas.
• Quel est le coût des prestations non incluses ? Certains syndics proposent un forfait de base bas mais facturent cher les services additionnels (organisation d’une AG supplémentaire, par exemple).
• Comment gérez-vous les comptes bancaires ? Un syndic doit vous proposer un compte bancaire séparé pour votre copropriété, afin que vos fonds ne soient pas mélangés avec ceux d'autres résidences.

Les frais de syndic de copropriété ne sont pas déductibles des impôts pour les copropriétaires occupants leurs logements. En revanche, si vous mettez votre bien en location, une partie de ces frais peut être déduite dans le cadre de vos revenus fonciers.

Concrètement :
Les honoraires de gestion courante (assemblées générales, tenue de la comptabilité, suivi administratif) ne sont pas déductibles.

En revanche, certaines dépenses spécifiques appelées charges déductibles le sont : frais liés aux travaux d’entretien et de réparation des parties communes, frais de gestion administrative du syndic liés directement à la location, charges de copropriété avancées par le bailleur et non récupérées auprès du locataire.

Si vous êtes propriétaire bailleur, vous pouvez donc déduire une partie des frais de syndic et ainsi réduire votre imposition sur les revenus fonciers.

Le syndic provisoire est le premier gestionnaire d'une copropriété neuve. C'est le promoteur qui le choisit au moment de la construction. Son rôle est de gérer la copropriété dès ses débuts : depuis la livraison des appartements (les "lots") jusqu'à la tenue de la première Assemblée Générale des copropriétaires.

Son travail s’arrête dès qu’un syndic "définitif" est élu par les copropriétaires.

Son rôle : lancer la copropriété

Le syndic provisoire est là pour que tout soit prêt au moment de la livraison de l'immeuble. Ses principales missions sont de :

• Mettre en place les contrats de base (eau, électricité pour les parties communes).
• Établir le premier budget prévisionnel de la résidence.
• Appeler les premières charges de copropriété auprès des propriétaires.
• Convoquer et organiser la première Assemblée Générale constitutive de l'immeuble.

Une obligation légale : la mise en concurrence

Même pour une copropriété neuve, la loi impose une mise en concurrence du syndic. C'est une obligation établie par la loi Alur (article 18 de la loi du 10 juillet 1965) pour protéger les copropriétaires et leur garantir le meilleur choix. Le syndic provisoire a lui-même le devoir d'inscrire à l'ordre du jour la candidature de plusieurs syndics concurrents.

Pour remplir cette obligation, vous pouvez utiliser un comparateur en ligne. C'est un moyen simple d'obtenir plusieurs devis de syndics qualifiés et adaptés aux immeubles neufs.

Son mandat : un rôle temporaire

Le mandat du syndic provisoire est limité. Il ne peut pas durer plus d’un an, et il prend fin à la date de la première Assemblée Générale. C'est à ce moment-là que les propriétaires pourront choisir leur propre syndic.

L'élection du syndic définitif

Pendant la première Assemblée Générale, les copropriétaires votent pour élire le syndic de leur choix. Ils peuvent décider de garder le syndic provisoire ou d'en choisir un autre pour une durée de un à trois ans. C'est le début d'une gestion choisie par la copropriété.

Contrairement à l'ancien, une résidence neuve n'a pas d'historique de dépenses. Pour évaluer le coût, le syndic ne peut pas se baser sur l'année précédente. C'est pourquoi le calcul se fait en deux temps.

1. Le Budget Prévisionnel : l'estimation de départ

Pour la première année de vie de la copropriété, le syndic travaille sur une estimation : le budget prévisionnel des charges.
Ce budget est établi en se basant sur des données concrètes et non sur de simples suppositions :

• Le Dossier du Promoteur : Il contient des informations clés sur les futurs coûts de fonctionnement (contrats d'entretien d'ascenseur, d'espaces verts, ménage, honoraires du syndic...).
• Les Équipements : La présence d'une piscine, d'un gardien, ou la complexité du système de chauffage collectif a un impact direct sur les charges de copropriété.
• La Performance Énergétique : Les logements neufs (souvent sous la norme RE2020) sont très bien isolés. Cela se traduit généralement par des charges énergétiques plus faibles que dans l'ancien. Le DPE (Diagnostic de Performance Énergétique) en est un bon indicateur.

2. La Régularisation des Charges : le vrai ajustement

Les sommes versées au cours de la première année ne sont que des provisions sur charges (des avances). Une fois le premier exercice clos, le syndic procède à la régularisation des charges :

• Il compare les provisions que vous avez payées aux dépenses réelles engagées par la copropriété.
• La répartition finale de ces dépenses entre les copropriétaires est toujours faite selon les tantièmes et les clés de répartition fixés dans le règlement de copropriété.

Si vous avez trop payé, vous êtes remboursé. Si la copropriété neuve a dépensé plus que prévu, une somme complémentaire vous est demandée.

Bon à savoir : L'un des grands avantages du neuf est que les charges exceptionnelles (comme un ravalement de façade ou une réfection de toiture) sont reportées pendant au moins 10 ans grâce à la garantie décennale !