La convocation des membres de l’assemblée générale des copropriétaires + modèle

Trois informations à connaître pour le copropriétaire s’agissant de l’assemblée générale de copropriété. Tout d’abord, tous les copropriétaires doivent y être convoqués[1]. Peu importe que les décisions à prendre les concernent personnellement ou non[2]. Si une assemblée se tient en l’absence d’un copropriétaire, celui-ci n’ayant pas été convoqué, elle doit être annulée [3]. Alors comment, concrètement, se déroule la convocation des membres de l’assemblée générale. Voici nos explications.

Les modes de convocation à l’assemblée générale 

En principe, le copropriétaire doit être notifié par lettre recommandée avec accusé de réception. Toutefois, la notification peut se faire par voie électronique sous réserve de l’accord exprès du copropriétaire [4]. En cas de graves conflits au sein de la copropriété, la convocation peut se faire par  le biais d’un huissier de justice.

Il est important que ces modalités de convocation soient respectées. Le copropriétaire qui recevrait une convocation par lettre simple, et non par courrier recommandé avec accusé de réception, serait en mesure de faire annuler l’assemblée; notamment si une décision votée à cette occasion ne lui convient pas. Il en va de même pour une convocation simplement déposée dans la boîte aux lettres du copropriétaire par le syndic, ou par voie d’affichage au sein de l’immeuble.

Les délais de convocation à l’assemblée générale :

Le copropriétaire doit être convoqué au moins 21 jours avant la date de réunion de l’assemblée[5]. Attention toutefois, dans certaines copropriétés le règlement prévoit un délai plus long. Cette pratique est autorisée par la loi, à condition que ce délai soit raisonnable pour les copropriétaires.

Si l’urgence est de mise, le syndic peut, à bon droit, convoquer l’assemblée générale des copropriétaires sans délai [6]. En cas de risque d’inondation, par exemple.  

Le contenu de la convocation à l’assemblée générale :

La convocation adressée au copropriétaire doit contenir plusieurs informations.

Le lieu, la date et l’heure de la réunion de l’assemblée. Le lieu est en principe inscrit dans le règlement de copropriété; à défaut, le syndic va devoir décider du lieu de la réunion.

Dans les cas où l’assemblée doit statuer sur les comptes de la copropriété, la convocation doit mentionner les modalités de consultation des justificatifs des charges de copropriété.

Bon à savoir : l’ordre du jour et la liste des questions faisant l’objet d’un vote à la prochaine assemblée générale doivent également figurer dans la convocation. Pour rappel, c’est au syndic qu’il appartient de fixer l’ordre du jour. En pratique, il s’appuie sur le conseil syndical. Si le syndic reçoit tardivement une question à ajouter à l’ordre du jour, il devra la mettre à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale des copropriétaires. Les questions non inscrites à l’ordre du jour peuvent tout à fait être débattues par les copropriétaires réunies en assemblée. Mais en aucun cas elles ne peuvent faire l’objet d’un vote. La Cour de cassation a eu l’occasion de le rappeler à plusieurs reprises [7]. A noter également que les questions doivent figurer dans la convocation en termes précis.

Un modèle de convocation à l’assemblée générale :

Mise à part la présence de certaines informations et l’envoi d’un courrier recommandé avec avis de réception comme vu plus haut, la convocation n’est pas soumise à des conditions de forme particulières. Elle peut être simple et courte.

Les copropriétaires qui souhaitent demander la convocation d’une assemblée générale peuvent utiliser du modèle ci-dessous. Il faut également y faire figurer la liste des copropriétaires se joignant à la demande ainsi que les tantièmes qu’ils représentent.

Nom et adresse du syndic

Code postal, ville

Ville, date

Madame / Monsieur,

Nous, copropriétaires de l’immeuble qui se situe (adresse), réunissant (nombre de tantièmes), vous demandons de convoquer, conformément à l’article 8 alinéa 1 du décret du 17 mars 1967, une assemblée générale de copropriété.

Nous souhaitons inscrire à l’ordre du jour les questions suivantes :

Veuillez croire, Madame/Monsieur, l’expression de nos sentiments distingués.

Signature des copropriétaires

[1] Loi 65-557 du 10 – 7 – 1965 art. 22

[2] CA Paris 31 – 3 – 1993

[3] Cass 3e civ 12 – 12 – 2001

[4] Loi 65-557 du 10 – 7 – 1965 art.42 – 1

[5] Décret 67 – 223 du 17 – 03 – 1967 art. 9

[6] Décret 67 – 223 du 17 – 03 – 1967 art. 9

[7] Cass civ 3e 04 – 06 – 1973