La régularisation des charges de copropriété

Dans une copropriété, les charges constituent un levier essentiel pour assurer le bon fonctionnement de l'immeuble et le confort de ses occupants. Elles permettent de financer l'entretien des parties communes, les services collectifs et les travaux de conservation ou de réparation. Ces dépenses, réparties entre les copropriétaires, doivent respecter des règles strictes définies par la loi et précisées dans le règlement de copropriété. Chaque année, une régularisation permet d'ajuster les provisions versées aux dépenses réelles engagées par le syndic. Cette opération garantit une répartition équitable et transparente. Cet article fait le point complet sur les principes, les délais et les obligations entourant la répartition des charges en copropriété.

La répartition des charges de copropriété

Les charges de copropriété représentent les dépenses engagées pour l'entretien, la conservation et le fonctionnement des parties communes d'un immeuble. Elles se divisent en deux catégories principales :​

• les charges générales, qui concernent l'administration, la conservation et l'entretien des parties communes ;
  
• les charges spéciales, qui sont liées aux services collectifs et aux équipements communs, comme l'ascenseur, le chauffage collectif ou les espaces verts.​
  

La répartition de ces charges entre les copropriétaires est déterminée par le règlement de copropriété, qui précise la quote-part afférente à chaque lot en fonction de critères tels que la superficie, la situation ou l'usage des lots. ​

Le processus de régularisation des charges de copropriété

La régularisation des charges est une opération annuelle qui vise à comparer les provisions versées par les copropriétaires aux dépenses réelles engagées par la copropriété. Ce processus se déroule en plusieurs étapes :​

1. Clôture des comptes : à la fin de l'exercice comptable, le syndic établit les comptes de la copropriété qui détaillent les dépenses effectives et les provisions appelées ;
   
2. Présentation des comptes en Assemblée Générale : les comptes de la copropriété sont soumis à l'approbation des copropriétaires et la régularisation des charges est validée ;
   
3. Ajustement des comptes individuels : à la suite de l'approbation des comptes par les copropriétaires en Assemblée Générale, chaque copropriétaire reçoit un décompte individuel qui indique le solde entre les provisions versées et les dépenses réelles. En cas de trop-perçu, le copropriétaire est remboursé ; dans le cas contraire, il doit s'acquitter du solde restant. ​
   

Délais de régularisation des charges de copropriété et prescription

Selon la loi du 10 juillet 1965 et le décret du 17 mars 1967 qui encadrent la copropriété, la régularisation des charges intervient après l'approbation des comptes de l'exercice écoulé par l'Assemblée Générale des copropriétaires. Chaque copropriétaire doit s'acquitter du solde dû entre les provisions appelées au cours de l'année et les dépenses réelles dans un délai raisonnable fixé par le syndic.
En pratique, ce règlement intervient souvent dans le mois suivant l'Assemblée Générale, sauf indication contraire dans la résolution votée. Il ne s'agit pas d'un délai légal strict, mais d'une pratique courante. En cas de solde négatif (le copropriétaire a payé trop de charges), un remboursement peut également être effectué dans ce même délai.
En cas de non-paiement, le syndic peut engager une procédure de recouvrement, et dispose d'un délai de prescription de 5 ans pour agir.

Régularisation des charges de copropriété lors de la vente d'un lot

En cas de vente d'un lot de copropriété, la répartition des charges entre le vendeur et l'acheteur est encadrée par les dispositions de la loi du 10 juillet 1965. La loi précise que c'est le propriétaire du lot au moment de l'exigibilité des charges qui en est redevable à l'égard du syndicat des copropriétaires. Ainsi, même si la vente intervient en cours d'exercice, le syndic ne tient compte que de la date d'exigibilité, et non de la date de jouissance du bien.
En pratique, l'acte de vente peut prévoir une répartition prorata temporis des charges entre vendeur et acquéreur, mais cela ne concerne que les relations entre les parties : le syndic réclame le paiement à celui qui est copropriétaire à la date où la charge devient exigible. Il est donc essentiel que cette répartition soit bien anticipée et négociée dans l'acte authentique, afin d'éviter tout litige entre vendeur et acheteur après la transaction.

Obligations du syndic et transparence

Le syndic joue un rôle central dans la gestion des charges et leur régularisation. Il est tenu de fournir aux copropriétaires un décompte détaillé des charges, accompagné des pièces justificatives, afin d'assurer une transparence totale. Cette démarche permet aux copropriétaires de vérifier l'exactitude des sommes demandées et de comprendre la répartition des dépenses. ​